SCOUT AI — Termini e Condizioni del Progetto Pilota

Versione: 1.0
Data: 23 luglio 2026
Fornitore del servizio: ANAPIA LAZIO ETS
Periodo pilota: 1 luglio 2026 – 1 settembre 2026, prorogabile fino al 1 ottobre 2026

1. Identificazione del fornitore

Scout AI è offerto da:

ANAPIA LAZIO ETS, associazione con sede legale in Roma, Via Carlo Emilio Gadda 156, C.F. 97932450584, email istituzionale presidenza@anapialazio.it, telefono +39 06 45 66 5348, nella persona del Presidente e legale rappresentante pro tempore.

L’infrastruttura, lo sviluppo, la manutenzione e l’assistenza tecnica sono gestiti, per conto di ANAPIA LAZIO ETS, da:

Coffice S.r.l., con sede legale in Palermo, Via dei Nebrodi 32, P. IVA 06203610826.

2. Natura e finalità del progetto pilota

Scout AI è un servizio SaaS in fase di sviluppo, reso temporaneamente disponibile nell’ambito di un progetto pilota riservato, accessibile esclusivamente su invito e previa approvazione amministrativa.

Il progetto pilota ha lo scopo di:

validare il prodotto e i relativi flussi operativi;
raccogliere feedback dagli enti utilizzatori;
individuare e correggere bug o anomalie;
migliorare funzioni, interfacce e processi;
affinare il motore di suggerimento delle opportunità.

Durante il pilota non è previsto un corrispettivo economico definito. La partecipazione non attribuisce alcun diritto alla prosecuzione gratuita del servizio, all’accesso automatico alla versione pubblica o a futuri piani commerciali.

3. Durata

Il progetto pilota si svolge dal 1 luglio 2026 al 1 settembre 2026.

ANAPIA LAZIO ETS può prorogarlo fino al 1 ottobre 2026, dandone comunicazione agli utenti.

ANAPIA LAZIO ETS può interrompere anticipatamente il pilota con un preavviso di almeno sette giorni. Il preavviso può non essere applicato in caso di emergenze di sicurezza, violazioni gravi, rischi per dati o infrastruttura, ordini dell’autorità, indisponibilità non controllabili o forza maggiore.

4. Accesso e account

L’accesso è riservato agli enti invitati e approvati da ANAPIA LAZIO ETS.

Gli account:

devono essere nominativi;
non possono essere condivisi;
devono essere utilizzati esclusivamente dagli utenti autorizzati;
devono essere protetti con credenziali adeguate;
devono essere rimossi o disabilitati nel più breve tempo possibile quando l’utente non collabora più con l’ente.

L’Owner o Amministratore dell’ente può creare e gestire collaboratori. L’ente risponde dell’attività svolta dai propri utenti e deve mantenere aggiornato l’elenco delle persone autorizzate.

Durante il progetto pilota non è previsto un limite predefinito al numero di utenti associabili all’ente.

5. Funzionalità

Scout AI può includere:

ricerca e consultazione dei bandi;
acquisizione da portali e stazioni appaltanti;
normalizzazione dei contenuti;
sintesi e classificazione tramite intelligenza artificiale;
salvataggio di bandi;
notifiche e promemoria;
indicatori di completezza;
matchability dell’ente;
affinità ente-bando;
condivisione di bandi;
ricerca e invito di partner;
messaggistica contestuale tra enti;
contributi informativi;
caricamento di documenti, sedi, accreditamenti e recapiti;
gestione degli utenti dell’ente.

Funzioni, disponibilità, interfacce, algoritmi e priorità possono cambiare durante il pilota.

6. Servizio fornito nello stato in cui si trova

Scout AI è fornito, nella fase pilota, nello stato in cui si trova, con possibili bug, errori, limitazioni, variazioni funzionali e interruzioni temporanee.

ANAPIA LAZIO ETS e Coffice S.r.l. utilizzeranno i feedback ricevuti per correggere anomalie e migliorare il servizio, senza garantire che ogni segnalazione comporti una modifica o che ogni problema sia risolto entro un termine determinato.

Non sono previsti livelli minimi di disponibilità, continuità o prestazione, salvo lo SLA di presa in carico dell’assistenza indicato nel successivo articolo.

7. Assistenza e manutenzione

Le richieste di assistenza devono essere inoltrate tramite il tool interno presente nella piattaforma.

Coffice S.r.l. garantisce la presa in carico entro otto ore lavorative, dal lunedì al venerdì, nella fascia 08:00–18:00, esclusi i festivi nazionali.

Lo SLA riguarda la presa in carico e non garantisce la risoluzione entro lo stesso termine.

Gli interventi tecnici possono essere eseguiti anche in orari serali o notturni, al fine di ridurre l’impatto operativo.

Le manutenzioni programmate saranno comunicate quando ragionevolmente possibile. La roadmap della piattaforma ha natura informativa e può essere aggiornata senza costituire un impegno irrevocabile su date o funzionalità.

8. Sospensione temporanea

ANAPIA LAZIO ETS può sospendere integralmente o parzialmente il servizio per:

manutenzione ordinaria o straordinaria;
interventi di sicurezza;
anomalie tecniche;
rischi per dati, infrastruttura o utenti;
problemi di fornitori esterni;
indisponibilità delle fonti monitorate;
aggiornamenti infrastrutturali;
prevenzione di abusi;
ordini dell’autorità;
forza maggiore.

Quando possibile, la sospensione sarà comunicata preventivamente. In caso di urgenza può essere immediata.

9. Responsabilità sui dati e documenti caricati

L’utente e l’ente che caricano dati, documenti, messaggi o contributi garantiscono:

di avere titolo, autorizzazioni e base giuridica per farlo;
correttezza, liceità, pertinenza e aggiornamento;
rispetto della riservatezza, dei diritti di terzi e della proprietà intellettuale;
assenza di malware o contenuti illeciti;
limitazione dei dati personali a quanto strettamente necessario.

È vietato caricare dati particolari o giudiziari non necessari, credenziali, segreti, documenti di terzi privi di autorizzazione o contenuti estranei alle finalità del servizio.

ANAPIA LAZIO ETS non svolge una verifica preventiva generalizzata su tutti i contenuti. Può tuttavia richiedere chiarimenti, limitare l’accesso, oscurare o rimuovere contenuti quando riceve una segnalazione o rileva una possibile violazione.

10. Partnership e messaggistica contestuale

Scout AI facilita il contatto tra enti, ma non partecipa alle trattative e non garantisce identità, affidabilità, solvibilità, competenze o capacità operative degli altri soggetti.

L’accettazione di una partnership nella piattaforma non costituisce contratto, associazione temporanea, mandato, affidamento o altro impegno giuridico. Gli eventuali accordi devono essere formalizzati separatamente dagli enti.

Gli utenti sono responsabili dei messaggi, degli allegati e dei dati scambiati.

ANAPIA LAZIO ETS e Scout AI non rispondono dei rapporti gestiti autonomamente tra enti, ferma restando la possibilità di intervenire in caso di contenuti illeciti, offensivi, discriminatori, diffamatori, lesivi, dannosi per la piattaforma o per gli utenti.

La messaggistica:

è limitata alle finalità professionali della collaborazione;
non è un archivio ufficiale;
non è un sistema di conservazione;
non è cifrata end-to-end;
può essere consultata dal personale autorizzato esclusivamente per assistenza, sicurezza, moderazione, segnalazioni o obblighi di legge.

11. Contributi degli utenti

L’autore conserva la titolarità dei propri contributi e concede ad ANAPIA LAZIO ETS una licenza non esclusiva, gratuita e limitata alle finalità di Scout AI, necessaria per memorizzare, riprodurre, mostrare, formattare, moderare e distribuire il contributo nella piattaforma.

È vietato pubblicare contenuti falsi, ingannevoli, offensivi, discriminatori, diffamatori, riservati, illeciti, promozionali non autorizzati o lesivi di diritti di terzi.

ANAPIA LAZIO ETS può moderare, sospendere, oscurare o rimuovere i contributi, senza acquisirne la proprietà.

12. Bandi e fonti ufficiali

Scout AI non garantisce:

il censimento di tutti i bandi disponibili;
l’aggiornamento in tempo reale;
la continuità delle fonti;
la correttezza dei dati pubblicati da terzi;
l’assenza di rettifiche, proroghe o aggiornamenti successivi;
la completezza di requisiti, scadenze, importi o allegati.

In caso di divergenza fanno sempre fede il testo ufficiale, gli allegati, gli avvisi di rettifica, le proroghe e le comunicazioni pubblicate dall’amministrazione o dal soggetto competente.

L’utente deve verificare autonomamente la fonte ufficiale prima di assumere decisioni.

13. Intelligenza artificiale

Scout AI utilizza sistemi di intelligenza artificiale per generare sintesi, classificazioni, estrazioni, profili, punteggi, matchability, affinità e suggerimenti.

Gli output:

possono essere pubblicati automaticamente;
possono essere sottoposti a controlli umani a campione o successivi;
possono contenere errori, omissioni o interpretazioni non complete;
non costituiscono consulenza legale, amministrativa, tecnica, fiscale o finanziaria;
non certificano l’ammissibilità dell’ente;
non garantiscono finanziamenti, aggiudicazioni o risultati;
non costituiscono decisioni vincolanti;
non sostituiscono la lettura della fonte ufficiale.

L’utente deve verificare requisiti, scadenze, allegati e ammissibilità e, quando necessario, rivolgersi a professionisti qualificati.

14. Comunicazioni

Scout AI invia comunicazioni necessarie relative ad account, sicurezza, assistenza e aggiornamenti legali.

L’utente può configurare dal pannello le singole tipologie di notifiche operative, comprese quelle relative a bandi, scadenze, promemoria e partnership.

Le comunicazioni indispensabili per sicurezza e funzionamento dell’account non possono essere completamente disattivate.

Non sono attualmente previste comunicazioni commerciali o promozionali.

15. Impersonificazione per assistenza

L’impersonificazione è riservata esclusivamente agli utenti con ruolo SYS_ADMIN.

Può essere utilizzata soltanto:

per assistenza tecnica, diagnosi, sicurezza o risoluzione di anomalie;
quando non esistono modalità alternative ragionevoli;
per il tempo strettamente necessario;
senza acquisire o conoscere la password dell’utente;
con tracciamento dell’amministratore, dell’utente impersonato, dell’orario e della motivazione.

Durante l’impersonificazione non devono essere compiute operazioni estranee all’intervento richiesto.

16. Sospensione, ban e cessazione account

ANAPIA LAZIO ETS può limitare, sospendere o cessare un account in caso di:

comportamenti illeciti;
accessi abusivi o frodi;
violazioni dei presenti Termini;
molestie o contenuti gravemente offensivi;
malware o compromissione della sicurezza;
violazioni sistematiche di diritti di terzi;
uso improprio o incompatibile con il servizio;
mancata collaborazione nella gestione di segnalazioni o incidenti.

L’utente sarà informato del provvedimento, della sua decorrenza, dell’eventuale durata e della motivazione essenziale, salvo che il dettaglio possa compromettere la sicurezza o agevolare l’elusione dei controlli.

L’utente può chiedere chiarimenti o riesame ad ANAPIA LAZIO ETS.

17. Chiusura volontaria ed esportazione

L’ente può chiedere la chiusura dell’account.

Alla conclusione del pilota gli enti saranno invitati a scegliere se:

proseguire nella versione live, previa accettazione delle nuove condizioni;
non proseguire e richiedere la cancellazione.

L’esportazione assistita può essere richiesta entro 15 giorni dalla conclusione del progetto pilota e riguarda esclusivamente i dati e i documenti caricati dall’ente.

Non sono esportabili codice, configurazioni, tassonomie proprietarie, prompt, log tecnici, dati di altri enti, metriche riservate o informazioni di sicurezza.

Il silenzio dell’ente non equivale ad accettazione di eventuali condizioni economiche future.

18. Conservazione e cancellazione

I dati degli account attivi sono conservati per la durata del rapporto.

In caso di chiusura richiesta dall’utente o dall’ente, i dati sono cancellati o anonimizzati entro 180 giorni, salvo obblighi di legge, sicurezza, tutela dei diritti, contestazioni o necessità tecniche connesse alla rotazione dei backup.

Le ulteriori durate sono indicate nell’Informativa Privacy e nella Matrice di conservazione.

19. Assenza di conservazione documentale

Scout AI non è un sistema di conservazione sostitutiva, un archivio legale o un servizio di custodia permanente.

Gli enti devono mantenere autonomamente copie aggiornate, integre e sicure dei propri documenti e accordi.

20. Proprietà intellettuale

La piattaforma, salvo componenti di terzi, comprende software, codice, interfacce, struttura, database, tassonomie, modelli dati, configurazioni, prompt, workflow, design, documentazione, marchi e segni distintivi nella disponibilità di ANAPIA LAZIO ETS o concessi dai rispettivi titolari.

All’ente è concessa una licenza limitata, non esclusiva, non trasferibile, non sublicenziabile e revocabile, valida per la durata del rapporto e destinata all’uso interno e professionale.

È vietato:

rivendere o concedere l’accesso a terzi;
condividere credenziali;
riprodurre sistematicamente la piattaforma;
effettuare reverse engineering oltre i limiti inderogabili di legge;
estrarre massivamente dati;
creare banche dati concorrenti;
aggirare misure di sicurezza;
utilizzare automazioni non autorizzate;
rimuovere marchi, disclaimer o riferimenti alle fonti;
usare Scout AI per sviluppare prodotti sostitutivi o concorrenti.

L’ente conserva la titolarità dei propri dati, documenti e contenuti.

21. Feedback

I feedback e suggerimenti sul prodotto possono essere utilizzati gratuitamente da ANAPIA LAZIO ETS e Coffice S.r.l. per correggere, sviluppare e migliorare Scout AI, senza obbligo di remunerazione e senza trasferire la proprietà dei documenti o contenuti dell’ente.

22. Responsabilità

Trattandosi di un progetto pilota, Scout AI non garantisce continuità assoluta, assenza di errori o piena stabilità.

ANAPIA LAZIO ETS si impegna a gestire con ragionevole diligenza segnalazioni e interventi correttivi.

L’utente resta responsabile delle decisioni assunte, della verifica delle fonti, dei contenuti caricati e dei rapporti con altri enti.

Restano ferme le responsabilità inderogabili previste dalla legge.

23. Aggiornamento dei Termini

I Termini possono essere aggiornati per esigenze normative, tecniche, organizzative o evolutive.

Le modifiche rilevanti saranno comunicate e, ove necessario, sottoposte a nuova accettazione mediante il sistema di versionamento della piattaforma.

24. Legge applicabile e foro

I presenti Termini sono regolati dalla legge italiana.

Per ogni controversia relativa alla validità, interpretazione, esecuzione o cessazione dei Termini è competente in via esclusiva il Foro di Roma, salvo competenze inderogabili previste dalla legge.

Il servizio è destinato a enti e utilizzatori professionali o istituzionali e non ai consumatori.